Rechtliches

Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website hello-sam.eu (Teil A, Abschnitte 3 bis 9) und für die Plattform Sam – die Web-App unter app.hello-sam.eu und die Apps für iPhone und Android (Teil B, Abschnitte 10 bis 20).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und auf der Plattform ist:

SAM – share and manage e.V.
Rehfuesstraße 37, 53115 Bonn
eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichts Köln unter VR 21743
vertreten durch den Vorstand: Hannah Greiner (Vorsitzende), Bianca Fischer (stellv. Vorsitzende), Benedikt Breuer (Schatzmeister)
E-Mail: mail@hello-sam.eu

2. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung (Art. 15 DSGVO). Ihnen steht außerdem ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) zu. Hierzu sowie zu weiteren Fragen können Sie sich jederzeit unter der oben genannten Adresse an uns wenden. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird über Firebase Hosting ausgeliefert, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufrufen der Website werden automatisch Informationen allgemeiner Natur verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören in der Regel Browsertyp, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Serveranfrage sowie die IP-Adresse. Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung eines störungsfreien und sicheren Betriebs verwendet und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

4. Keine Cookies, Reichweitenmessung ohne Cookies

Diese Website setzt keine Cookies und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät – mit einer Ausnahme, wenn Sie den Chat nutzen (Abschnitt 6). Um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, erfassen wir mit PostHog (PostHog Inc., Datenverarbeitung in der EU, Serverstandort Frankfurt am Main) anonyme Nutzungsstatistiken, etwa aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunftsseite, angeklickte Schaltflächen und ob die Registrierung abgeschlossen wurde. Dabei wird kein Profil über Sie angelegt und keine Kennung in Ihrem Browser gespeichert. Wiederkehrende Besuche an einem Tag werden serverseitig über einen Hashwert zusammengefasst, der täglich neu erzeugt wird; Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit per E-Mail widersprechen.

5. Registrierung

Wenn Sie sich über das Formular registrieren, verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort sowie Name, E-Mail-Adresse und Sitz Ihrer Organisation, um Ihr Konto und das Organisationsprofil bei HelloSAM anzulegen und Sie zum Start der Plattform zu benachrichtigen. Das Passwort wird ausschließlich verschlüsselt gespeichert. Ihre Zustimmung zu den AGB protokollieren wir wie in Abschnitt 12 beschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).

Laden Sie über das Formular Kolleg*innen oder andere Organisationen ein, verwenden wir die angegebene E-Mail-Adresse und Ihre optionale Nachricht nur, um diese eine Einladung zu verschicken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Daten werden in Google Firebase (Google Ireland Limited, Rechenzentrum in Frankfurt am Main) gespeichert; E-Mails versenden wir über Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, Versand aus dem Rechenzentrum in Frankfurt am Main; eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen, Amazon Web Services ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Sie werden gelöscht, wenn Sie Ihr Konto löschen oder uns darum bitten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Chat mit dem HelloSAM-Team

Über den Chat-Knopf können Sie uns ohne Konto schreiben. Dafür verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachrichten, um Ihnen zu antworten; ist der Chat nicht mehr geöffnet, schicken wir unsere Antwort per E-Mail mit einem Link zurück ins Gespräch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) bzw. Ihre Einwilligung beim Absenden.

Damit Sie das Gespräch beim nächsten Besuch wiederfinden, speichern wir nach dem ersten Absenden einen zufälligen Zugangsschlüssel im lokalen Speicher Ihres Browsers (kein Cookie). Das ist für den von Ihnen gewünschten Dienst technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir zusätzlich einen gekürzten, verschlüsselten Hashwert Ihrer IP-Adresse; er wird nach 7 Tagen entfernt.

Die Daten liegen in Google Firebase (Google Ireland Limited, Rechenzentrum in Frankfurt am Main); E-Mails versenden wir über Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, Versand aus dem Rechenzentrum in Frankfurt am Main; eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen, Amazon Web Services ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Gespräche werden 90 Tage nach der letzten Nachricht automatisch gelöscht. Sie können das Gespräch und Ihre Daten jederzeit selbst löschen – im Chat-Fenster oder über den Link in jeder unserer E-Mails.

7. Video von Vimeo

Auf der Startseite ist ein Video des Anbieters Vimeo (Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, New York, NY 10001, USA) vorgesehen. Es wird erst geladen, wenn Sie auf „Video abspielen“ klicken. Erst dann wird eine Verbindung zu Servern von Vimeo hergestellt und dabei unter anderem Ihre IP-Adresse übertragen; der Player wird mit dem Parameter „Do Not Track“ geladen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo: https://vimeo.com/privacy

8. Links zu Instagram und betterplace.org

Auf dieser Website verlinken wir auf unser Instagram-Profil (Meta Platforms Ireland Limited) und auf unsere Spendenseite bei betterplace.org. Es handelt sich um einfache Links; Inhalte dieser Anbieter werden nicht eingebunden und erst nach dem Klick auf den Link übertragen. Für die Verarbeitung auf den verlinkten Seiten gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

9. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website und die Plattform nutzen aus Gründen der Sicherheit eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt.

10. Betrieb und Dienstleister

Die Plattform läuft auf Google Firebase (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): Anmeldung (Firebase Authentication), Datenbank (Cloud Firestore), Dateispeicher (Cloud Storage), Serverfunktionen (Cloud Functions, Rechenzentrum Frankfurt am Main) und Auslieferung der Web-App (Firebase Hosting). E-Mails versenden wir über Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, Versand aus Frankfurt am Main), Push-Nachrichten in den Apps über Firebase Cloud Messaging (Google) sowie die Zustelldienste von Apple und Google. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen; Google und Amazon Web Services sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

11. Konto und Profil

Für Ihr Konto verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort (nur verschlüsselt gespeichert) sowie die Zugehörigkeit zu Ihrer Organisation. Freiwillig können Sie weitere Profilangaben machen, etwa Anrede, Funktion, Telefon- und Mobilnummer, Adresse, Profilbild, Beschreibung, Links zu sozialen Netzwerken sowie Einstellungen zu Benachrichtigungen, Erreichbarkeit und Darstellung. Für Ihre Organisation verarbeiten wir die Angaben des Organisationsprofils (u. a. Name, Kontaktdaten, Adresse, Registernummer, Tätigkeitsländer, Beschreibung, Logo). Profile sind für andere angemeldete Mitglieder sichtbar, soweit die Plattform das vorsieht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag nach unseren AGB).

12. Zustimmung zu den AGB

Bei der Registrierung protokollieren wir Ihre Zustimmung zu den AGB: Name und Rolle der Organisation, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, die angenommene Fassung sowie Datum und Uhrzeit. IP-Adresse oder Browserdaten speichern wir dabei nicht. Das Protokoll dient als Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Es wird für die Dauer der Mitgliedschaft und danach noch drei Jahre aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht.

13. Inhalte auf der Plattform

Wenn Sie die Plattform nutzen, verarbeiten wir die Inhalte, die Sie einstellen oder austauschen: Anzeigen (Angebote und Gesuche) mit Bildern, Anfragen und die zugehörigen Chats, Direktnachrichten, Beiträge und Kommentare in Communities und Channels, Beiträge Ihrer Organisation, Bedarfslisten, Jahresberichte und Merklisten. Hochgeladene Bilder werden auf unseren Servern neu berechnet; dabei werden eingebettete Metadaten (z. B. Aufnahmeort) entfernt. Wer welche Inhalte sieht, richtet sich nach der jeweiligen Funktion (z. B. alle Mitglieder, nur Mitglieder einer Community, nur die Beteiligten eines Chats). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Benachrichtigungen per E-Mail und Push

Wir benachrichtigen Sie per E-Mail und – in den Apps – per Push-Nachricht über neue Nachrichten, Anfragen und andere Ereignisse; was Sie erhalten, stellen Sie in den Einstellungen ein, auch ob Push-Nachrichten eine Vorschau des Inhalts zeigen. Für den Versand speichern wir zu jeder E-Mail Empfängeradresse, Betreff und Zustellstatus für 90 Tage. Adressen, an die E-Mails dauerhaft nicht zustellbar waren oder die sich über unsere E-Mails beschwert haben, speichern wir in einer Sperrliste, damit wir sie nicht erneut anschreiben. Öffnungen und Klicks werten wir nicht aus. Für Push-Nachrichten speichern wir je Gerät (höchstens zehn) ein Gerätekennzeichen für den Push-Dienst sowie Plattform, App-Version, Betriebssystemversion, Sprache und Gerätemodell. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Sperrliste Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

15. Melden, Fehlerberichte und Unterstützung

Melden Sie eine Nachricht, speichern wir deren Text, die beteiligten Konten, den Grund und Ihren Kommentar, um die Meldung zu prüfen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 16 DSA). Senden Sie uns über „Feedback / Bugs“ einen Fehlerbericht, verarbeiten wir Ihre Beschreibung, angehängte Bilder sowie technische Angaben, die uns bei der Fehlersuche helfen: aufgerufene Seite, Browser bzw. Gerät und Betriebssystem, Bildschirmgröße, Sprache, Zeitzone, Verbindungsart, die letzten Konsolenmeldungen und – falls Sie der Nutzungsanalyse zugestimmt haben – die Kennung der Analysesitzung. Bilder aus Fehlerberichten löschen wir nach 12 Monaten, die Berichte nach 24 Monaten. Tritt in der App ein technischer Fehler auf, speichern wir eine Fehlermeldung mit Zeitpunkt, betroffener Funktion und – falls Sie angemeldet sind – Ihrer Nutzerkennung; wir löschen sie, sobald sie für die Fehlerbehebung nicht mehr benötigt wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

16. Nutzungsanalyse und Sitzungsaufzeichnung (nur mit Einwilligung)

Nur wenn Sie zustimmen, nutzen wir in der Web-App und in den Apps PostHog (PostHog Inc., Datenverarbeitung in der EU, Serverstandort Frankfurt am Main), um zu verstehen, wie die Plattform genutzt wird, und um Fehler zu finden. Erfasst werden aufgerufene Seiten bzw. Bildschirme, ausgewählte Aktionen in der Plattform und eine Aufzeichnung der Sitzung; Eingaben in Formularfeldern werden dabei unkenntlich gemacht, in den Apps werden Bilder auf dem Bildschirm mit aufgezeichnet. Die Daten werden Ihrem Konto (Nutzerkennung, Name, E-Mail-Adresse) und Ihrer Organisation zugeordnet. Ohne Ihre Zustimmung wird PostHog in der Web-App nicht geladen und in den Apps nichts übertragen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen.

17. Dienste Dritter in der Plattform

• Postleitzahl-Suche: Geben Sie eine Postleitzahl ein, fragt die Plattform den zugehörigen Ort bei zippopotam.us ab; dabei werden Postleitzahl, Land und Ihre IP-Adresse übertragen.
• Adressen und Karten: Um Adressen auf einer Karte anzuzeigen, wird die Adresse bei Nominatim und werden Kartenausschnitte bei OpenStreetMap abgerufen (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich); dabei wird Ihre IP-Adresse übertragen. In der App für iPhone zeigen wir Karten mit Apple Maps (Apple Distribution International Ltd., Cork, Irland) an.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Adresseingabe und Kartenanzeige). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; bei zippopotam.us ist eine Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen.

18. Speicherung auf Ihrem Gerät

Die Plattform speichert auf Ihrem Gerät, was für ihren Betrieb nötig ist: Ihre Anmeldung (im Browser in IndexedDB), Ihre Sprachwahl (Cookie „sam_lang“, ein Jahr), Ihre Entscheidung zur Nutzungsanalyse, Einstellungen der Oberfläche, Entwürfe ungesendeter Nachrichten und Fehlerberichte sowie, welche Hinweise Sie schon gesehen haben (z. B. „Das ist neu“, Einführung). Diese Speicherung ist für den von Ihnen genutzten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Für die Nutzungsanalyse gilt Abschnitt 16.

19. Server-Protokolle

Beim Aufruf der Plattform protokollieren unsere Server Zeitpunkt, Art und Adresse der Anfrage; die Infrastruktur von Google verarbeitet dabei auch Ihre IP-Adresse. Die Protokolle dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach den Voreinstellungen von Google Cloud nach 30 Tagen gelöscht. Für eigene Nutzungsstatistiken vermerken wir außerdem je Tag, ob und auf welcher Plattform (Web, iPhone, Android) Sie aktiv waren; diese Einträge löschen wir nach 35 Tagen.

20. Löschung Ihres Kontos

Sie können Ihr Konto jederzeit in den Einstellungen löschen. Dabei entfernen wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihr Profil, Ihre Geräte und Ihre Anmeldung; Ihre Nachrichten in Direktchats werden als „Gelöschtes Konto“ angezeigt. Inhalte, die Sie für Ihre Organisation eingestellt haben (z. B. Anzeigen oder Beiträge), bleiben bei der Organisation. Damit Gesprächsverläufe anderer lesbar bleiben, behalten wir eine Kennung ohne persönliche Angaben. Das Protokoll Ihrer AGB-Zustimmung wird nach Abschnitt 12 aufbewahrt.

21. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: Oktober 2026